5 เหตุผลที่ Startups และธุรกิจเพิ่งเริ่ม ควรจัดการข้อมูลด้วย Excel

หากพูดถึงการวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว หลายๆบริษัท โดยเฉพาะกับ Startup มักจะนึกถึงระบบที่ซับซ้อน โปรแกรมและเทคโนโลยีใหม่ๆ หรือ อุปกรณ์ราคาแพง เช่น SQL, SAS, SAP, Oracle หรือโปรแกรม Business Intelligence ต่างๆที่บริษัทใหญ่ๆชอบใช้

ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิด เพราะบริษัทใหญ่มากเท่าไหร่ ข้อมูลที่ใช้ก็มักมีมากตามไปด้วย จนบางครั้ง Excel อาจจะเอาไม่อยู่กับข้อมูลมหาศาลระดับ Big Data จึงต้องใช้โปรแกรมหรือฐานข้อมูลที่มีค่าติดตั้ง ค่าลิขสิทธิ์ หรือ แม้กระทั่งค่าที่ปรึกษาราคาแพงตามไปด้วย

แต่สำหรับธุรกิจ Startup หรือ ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มนั้น สิ่งที่จำเป็นที่สุดก็คือ การทำให้ธุรกิจอยู่รอดได้ ค่าใช้จ่ายต่างๆจึงไม่ควรจะสูงมาก จนกว่าจะกำไรจะเติบโต ดังนั้นจึงมีเหตุผลมากมายที่ควรใช้ Excel ไม่ว่าจะเป็น

1. เป็นโปรแกรมสามัญประจำคนทำงาน

ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า  คู่ค้า ที่ปรึกษา หรือใครก็ตามที่คุณต้องร่วมธุรกิจด้วย ส่วนมากแล้วล้วนแต่ต้องมีการใช้ Excel ทั้งนั้น การจัดการข้อมูลบน Excel จึงสามารถทำให้คุณประสานงานกับคนอื่นได้ง่ายและราบรื่นขึ้นด้วย

2. ใช้งานกับงานออฟฟิศได้หลากหลาย

แทบจะทุกแผนกในบริษัท สามารถใช้ Excel กับงานตัวเองได้ทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็น

  • แผนกบริหาร ใช้ดูภาพรวมของบริษัท
  • แผนกการเงิน ใช้ทำแผนการลงทุนของบริษัท
  • แผนกบัญชี ใช้ทำบัญชีของบริษัท
  • แผนกจัดซื้อ ใช้นับสต๊อกและสั่งของได้
  • แผนกการตลาด ใช้วิเคราะห์ลูกค้าและยอดขายของบริษัท

และแผนกอื่่นๆ อาจใช้สำหรับในการทำ Timeline หรือ จัดการโปรเจ็คอื่นๆระหว่างแผนกได้ด้วย

3. ปริมาณข้อมูลเรายังไม่เยอะ

สำหรับบริษัท startup หลายๆที่ มักจะมองว่า ระบบต้องมีการรองรับ Big Data หรือ Cloud ต่างๆมากมาย แต่สำหรับช่วงเริ่มต้นนั้น ข้อมูลยังไม่เยอะมาก การติดตั้งระบบตั้งแต่เนิ่นๆ อาจต้องมีค่าใช้จ่ายและอาศัยคนมีความรู้ทางเทคนิคมาจัดการอีก ซึ่งอาจทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกพอควร ดังนั้น อาจรอให้บริษัทเติบโตซักระยะและปริมาณข้อมูลเริ่มเยอะ ค่อยเริ่มติดตั้งก็ยังไม่สาย

4. ต่อยอดได้ไม่ยาก

แน่นอนว่าหากกิจการเราเติบโต อาจต้องมีการทำโปรแกรมหรือเทคโนโลยีอื่นๆมาใช้เพื่อบริหารข้อมูลที่ Excel เอาไม่อยู่ แต่ข้อดีของการมีข้อมูลบันทึกไว้ใน Excel ก็คือ โปรแกรมจัดการข้อมูลระดับสูงส่วนมาก เช่น SQL มักจะรองรับไฟล์ Excel กันทั้งนั้น แทนที่จะห่วงเรื่องระบบ อาจจะหันไปใส่ใจคุณภาพของข้อมูลที่บันทึกไว้ใน Excel ดีกว่า

5. แหล่งเรียนรู้มีมากมาย

Excel ถือเป็นโปรแกรมที่หาแหล่งเรียนรู้ได้ง่ายกว่าโปรแกรมอื่นๆค่อนข้างมาก และทำความเข้าใจง่ายกว่าโปรแกรมอื่นๆที่อาจต้องอาศัยการเขียนโค้ดอยู่พอควรเลยก็ได้

 

ในการทำธุรกิจนั้น การเลือกโปรแกรมใช้ให้ดีนั้น อาจเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่สิ่งที่จำเป็นยิ่งกว่าก็คือ การใช้ข้อมูลให้ถูกวัตถุประสงค์ เช่น หากต้องการวิเคราะห์ยอดขายนั้น เราอาจทำง่ายๆจากการบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องก็พอ เพื่อที่ในอนาคต นอกจากการแบ่งยอดขายตามรายสินค้า รายลูกค้า แล้ว เราอาจนำมาวิเคราะห์ pattern ในการซื้อ เพื่อบริหารสต๊อกได้ด้วยเช่นกัน

เพราะท้ายที่สุดแล้ว การบริหารและวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีนั้น ควรจะสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ทางธุรกิจได้นั่นเองครับ

Credit รูป: Pixabay

Advertisements