วิเคราะห์ต้นทุนขายอย่างง่ายๆ ด้วย Excel

ในการทำธุรกิจ นอกจากการวิเคราะห์ยอดขาย (ซึ่งผมได้เขียนไว้ใน วิเคราะห์ยอดขายอย่างง่ายๆด้วย Excel) แล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันเลย ก็คือ ต้นทุน และ ค่าใช้จ่าย นั่นเอง ในโพสนี้เราจะมาลองดูกันว่า บันทึกข้อมูลต้นทุนอย่างไร ถึงจะทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ต้นทุนขายนะครับ

สำหรับต้นทุนทางธุรกิจนั้น จะแบ่งหลักๆออกเป็นสองอย่าง ก็คือ

  • ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold) ซึ่งก็คือ ต้นทุนของสินค้าที่เราขายนั่นเอง โดยยิ่งเราขายได้เยอะ ต้นทุนตรงนี้ก็จะเพิ่มตาม
  • ต้นทุนการจัดการ (Operating Expense) เป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ไม่เกี่ยวกับการขายโดยตรง เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ ไม่ว่าเราจะขายได้ไม่ได้ ยังไงก็ต้องจ่าย

โดยในโพสนี้ ผมจะเน้นที่ต้นทุนขายจะครับ

สมมติว่าเราต้องการรู้ว่า

  • ต้นทุนสินค้าตัวเยอะสุด
  • เราซื้อของกับซัพพลายเออร์คนไหนมากที่สุด
  • เจ้าไหนขายให้เราราคาเท่าไหร่
  • ช่วงเวลาที่ผ่านมา เราซื้อสินค้าตัวไหนมาจำนวนเท่าไหร่

โดยข้อมูลเหล่านี้ อาจช่วยให้เรามองเห็นต้นทุนสินค้าโดยรวม และสามารถนำไปวิเคราะห์คู่กับยอดขาย เพื่อบริหารสินค้าในสต๊อกของเรา (Inventory) ได้ด้วยครับ

เริ่มจากแถวบน เราจะใส่รายละเอียดคล้ายๆกับการวิเคราะห์ยอดขายครับ

1. top

จากนั้น เราก็ใส่ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าในแต่ละวันลงไปครับ

2. second

โดยในช่องของต้นทุนรวม (Total Cost) นั้น เว้นว่างเอาไว้ ให้ใส่สูตรลงไปแทนครับ โดยคำนวนจาก

ต้นทุนรวม (Total Cost) = ต้นทุน(Cost) x จำนวนที่ซื้อมา (Units)

ถ้าคุณใส่หัวข้อ โดย Cost อยู่แนวตั้ง (Column) แถว E, Units อยู่แนวตั้งแถว F และ ทั้งคู่อยู่แนวนอน (row) แถว 2

ใส่สูตรตามนี้ครับ

3. third

Excel จะคำนวนให้อัตโนมัติครับ

3.1

แล้วก็ใส่ข้อมูลให้ครบครับ

4. forth

จากนั้น ตรง Double Click มุมขวาล่างของ 2,500 ให้ Excel คำนวนแถวที่เหลือให้ครับ

5. fifth

จากนั้นลากเม้าส์คลุมช่องทั้งหมด แล้วกด Insert Pivot Table ครับ

excel pivot

แล้วจะเห็น Dialog แบบนี้ขึ้นมาครับ

6. pivot dialog

จากนั้นก็จะเห็นจอแบบนี้ขึ้นมาครับ

7. pivot screen

หลักการก็จะคล้ายๆการวิเคราะห์ยอดขายครับ คือ เริ่มต้นจากคำถามก่อน จากนั้นค่อยดูว่าจะวิเคราะห์อะไรบ้าง เช่น

เราซื้อสินค้าตัวไหนมามากที่สุด ก็กดที่ Product, Unit, Total Cost ครับ

8. pivot product

หรือจะดูว่าเราสั่งสินค้าแต่ละตัวมาจาก Supplier เจ้าไหนบ้าง ก็กดที่ Supplier เพิ่มเข้าไปครับ

9. pivot prodsup

หรือจะปรับให้ Supplier มาอยู่ที่ Column แทนก็ได้ครับ

โดยปรับที่เมนูทางขวา แล้วลาก Supplier มาไว้ที่คอลัมน์แทนครับ

10. pivot option

ก็จะได้ผลลัพธ์แบบนี้ครับ อาจจะทำให้ดูง่ายขึ้น ว่าเราซื้อแต่ละอย่างกับใครเท่าไหร่บ้าง

9. pivot prodsup 2

 

จะเห็นว่า Excel และ Pivot Table นั้น สามารถใช้วิเคราะห์ต้นทุนได้ด้วยหลักการเดียวกับยอดขายครับ

ดังนั้น สิ่งสำคัญก็คือ การบันทึกข้อมูลให้เป็นระเบียบ และทำความเข้าใจกับข้อมูล

จากนั้นก็ให้ Excel ช่วยคำนวนให้เห็นภาพรวมยิ่งขึ้น

แต่สิ่งที่สำคัญมากๆคือ ควรตั้งคำถามเชิงวิเคราะห์ที่เราอยากรู้ก่อน

ก็จะทำให้ผลการวิเคราะห์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ

Advertisements